처음 사용하기
첫 예약을 등록하기 전, 이 다섯 가지만 정리하세요
홈케어비서 편집 · 업데이트
전화로 받은 예약을 기억에만 맡기면 날짜는 맞아도 작업 범위나 주차 조건을 놓치기 쉽습니다. 예약 한 건을 기준으로 고객 확인, 일정 등록, 방문 안내까지 이어지는 흐름을 만들어 보세요. 처음부터 모든 과거 자료를 옮길 필요는 없습니다. 가장 가까운 예약 한 건으로 시작하면 됩니다.
1. 업체 정보부터 한 번 확인하기
홈케어비서 설정의 ‘업체 정보’에서 업체명과 연락처 등 고객에게 안내할 정보를 확인하세요. 예전에 쓰던 전화번호나 계좌가 남아 있으면 견적과 안내문을 보낼 때 혼동할 수 있습니다. 입력한 내용이 실제로 공유할 자료에 어떻게 표시되는지도 전송 전에 확인합니다.
다음으로 일정 화면에서 예약일을 선택하고 ‘예약 추가’를 누릅니다. 고객 이름만 적기보다 연락 가능한 번호와 방문 주소를 함께 확인하세요. 동명이인이 있거나 같은 고객이 여러 주소를 이용한다면 이번 방문 장소가 맞는지 다시 물어봅니다.
2. 고객에게 확인할 다섯 가지
아래 항목을 통화하면서 정리하면 이후 견적과 방문 안내를 만들 때 같은 질문을 반복하지 않아도 됩니다. 확정되지 않은 항목은 임의로 채우지 말고 ‘확인 필요’로 남겨 두세요.
- 날짜와 시간: 방문 시작 시각인지, 작업 완료 희망 시각인지 구분
- 작업 대상과 수량: 품목·공간·대수 및 요청 범위
- 현장 조건: 주소, 주차, 엘리베이터, 장비 이동 경로
- 금액과 결제: 확정 금액인지 현장 확인 후 견적인지 구분
- 고객 요청: 특별히 신경 쓸 부분과 방문 전 준비사항
3. 저장한 뒤 고객 관점으로 다시 읽기
저장 후 달력에서 해당 날짜를 다시 열어 시작 시각과 고객 정보를 확인합니다. 기존 일정과 겹치는지도 함께 살펴보세요. 메모가 길어질 때는 ‘확정 내용’과 ‘추가 확인할 내용’을 나누면 현장에서 읽기 쉽습니다.
일정의 ‘고객 안내문 복사’에서 예약 또는 방문 안내 문구를 복사할 수 있습니다. 복사만으로 고객에게 발송되지는 않습니다. 메시지 앱에 붙여 넣고 날짜·주소·금액을 검토한 뒤 직접 보내세요. 고객이 변경을 요청했다면 대화창뿐 아니라 앱의 일정도 수정해야 두 기록이 어긋나지 않습니다.
4. 처음에는 이번 주 예약부터
첫날부터 오래된 고객 자료를 모두 입력하려 하면 시작이 부담스러워집니다. 이번 주 확정 예약을 먼저 등록하고, 새 문의가 들어올 때 같은 방식으로 쌓아 보세요. 예약을 기록하는 기준이 안정되면 자주 방문하는 고객과 반복 일정을 추가하는 편이 관리하기 수월합니다.
오늘 적용할 한 가지
예약을 저장한 뒤에는 날짜·작업 범위·주소를 다시 확인하고, 안내문은 검토 후 직접 전송하세요.